Pre-Boarding in 15 bis 30 Minuten statt 3 bis 4 Stunden Der Ablauf eines Schweizer Gesundheitszentrums
Die Zusage ist raus, der Vertrag unterschrieben. Für die Personalabteilung fängt die Arbeit jetzt erst an: Fragebogen verschicken, Unterlagen einsammeln, nachhaken, alles ins System tippen. In einem Gesundheitszentrum in der Schweiz kostete das pro Eintritt mehrere Stunden. Heute startet die Personalabteilung den Ablauf mit zwei Angaben.
Auf einen Blick
- Vorher
3 bis 4 Stundenpro Neueintritt- Heute
- 15 bis 30 Minuten pro Neueintritt
- Kunde
- ein Gesundheitszentrum in der Schweiz
- Neueintritte
- etwa 3 bis 5 pro Monat
Die Zeit- und Mengenangaben sind Schätzwerte aus dem Projekt.
Die Ausgangslage
Nach jeder Zusage begann dieselbe Handarbeit. Die Personalabteilung verschickte den Personalfragebogen per E-Mail und führte in Excel Buch, was schon zurückgekommen war. Die Antworten und Dokumente wurden geprüft und anschließend von Hand ins HR-System übertragen.
Das dauerte pro Person drei bis vier Stunden. Bei jedem Übertragen konnte sich außerdem ein Fehler einschleichen, und fehlende Angaben fielen oft erst spät auf.
Ich erzähle diesen Fall zuerst, weil er so gewöhnlich ist. In unseren Gesprächen mit Personalabteilungen, ihren Beratern und Software-Anbietern ist das Übertragen von Hand von einem Programm ins nächste das Thema, das am häufigsten fällt. Niemand hat diesen Ablauf je so geplant. Er ist über Jahre entstanden: ein Fragebogen als PDF, eine Liste zum Nachhalten, ein HR-System, in das am Ende jemand alles einträgt. Jeder Schritt für sich ist vernünftig. Zusammen ergeben sie Stunden, die bei jedem Eintritt wieder anfallen.
Die Lösung
Mit dem HR-Autopiloten läuft das Pre-Boarding digital. Der Ablauf in Kurzform:
- Starten. Die Personalabteilung gibt nur Name und E-Mail-Adresse der neuen Person ein und startet damit den Ablauf.
- Formular ausfüllen. Die neue Person erhält automatisch ein digitales Formular. Dort trägt sie ihre Daten ein und lädt Dokumente hoch, zum Beispiel den Ausweis oder die Geburtsurkunden der Kinder.
- Prüfen. Alle Eingaben werden automatisch geprüft.
- Übernehmen. Daten und Dokumente landen im HR-System im richtigen Feld und im richtigen Dokumentenbereich.
- Bestätigen. Die Personalabteilung bekommt eine Bestätigung, sobald alles vollständig übernommen ist.
Der entscheidende Punkt steckt in Schritt 2. Die Daten werden nur noch einmal erfasst, und zwar von der Person, die sie am besten kennt. Danach fasst sie niemand mehr an, solange nichts fehlt.
Wenn etwas fehlt
Ein Ablauf ohne Handarbeit taugt nur, wenn klar ist, was bei einer Lücke passiert. Hier ist es so geregelt: Fehlt eine Pflichtangabe, zum Beispiel die AHV-Nummer, geht automatisch eine E-Mail an die zuständige Person in der Personalabteilung. Sie ergänzt die Angabe, und der Eintrag ist vollständig. In Deutschland wäre das Gegenstück zum Beispiel die Sozialversicherungsnummer.
Niemand muss mehr Listen durchsehen, um Lücken zu finden. Die Personalabteilung hört nur dann von einem Eintritt, wenn sie gebraucht wird, und am Ende einmal, wenn alles da ist.
Das Ergebnis
Der Aufwand pro Neueintritt ist von drei bis vier Stunden auf 15 bis 30 Minuten gesunken. So kommt die Monatszahl zustande:
Die Rechnung mit Ihren Zahlen
Voreingestellt sind die Werte aus dem Projekt. Ändern Sie sie auf Ihre eigenen. Nichts wird gespeichert oder gesendet.
- Ersparnis je Neueintritt: 2,5 bis 3,75 Stunden
- Neueintritte im Monat: 3 bis 5
- Ergibt rechnerisch rund 8 bis 19 Stunden weniger Handarbeit pro Monat
Alle Angaben beruhen auf Schätzwerten aus dem Projekt, nicht auf einer Zeitmessung. Ich schreibe das dazu, weil Sie die Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen wiederholen sollten: Wie viele Eintritte haben Sie im Monat, und wie lange sitzt jemand an einem einzelnen?
Mir gefällt an dem Fall weniger die Zahl als das, was dahintersteht. Niemand tippt mehr etwas ab. Die Angaben landen ohne Umweg dort, wo sie gebraucht werden, und die Excel-Liste zum Nachhalten gibt es nicht mehr.
Was das HR-Team sagt
„Durch den HR-Autopiloten haben wir endlich eine Struktur, die zu unserer Vielfalt passt. Ob Praktikum oder Festanstellung, unsere Prozesse laufen nun automatisch und fehlerfrei im Hintergrund. Das gibt uns als HR-Team die Sicherheit und Zeit, die wir brauchen, um uns voll auf die Menschen zu konzentrieren.“
Drei Dinge, die Sie vor dem Nachbauen klären sollten
Wer so einen Ablauf im eigenen Haus aufsetzen will, braucht zuerst keine Technik. Aus meiner Sicht sind es drei Entscheidungen, die vorher fallen müssen:
- Welche Angaben sind Pflicht? Ohne diese Liste kann nichts geprüft werden. Sie steht meist schon im heutigen Personalfragebogen, nur hat sie selten jemand als Liste aufgeschrieben.
- Wer bekommt die Mail, wenn etwas fehlt? Eine Person mit Vertretung, kein Sammelpostfach, in dem die Meldung liegen bleibt.
- Welche Angabe gehört in welches Feld im HR-System? Diese Zuordnung ist die eigentliche Arbeit. Ist sie einmal festgelegt, gilt sie für jeden weiteren Eintritt.
Für alle drei Punkte enthält die Vorlage eine Seite zum Ausfüllen. Damit gehen Sie vorbereitet in das Gespräch mit IT und Lohnabrechnung.
Für wen das passt
Für Personalabteilungen, die regelmäßig einstellen und den Personalfragebogen heute noch per E-Mail, PDF oder Papier einsammeln. Das Formular lässt sich mit wenigen Anpassungen für andere Unternehmen übernehmen.
Besonders lohnt sich der Blick jetzt, wenn bei Ihnen Eintritte zum 1. Januar oder im ersten Quartal anstehen. Dann fällt der Papierkram in die Wochen, in denen ohnehin der Jahreswechsel auf dem Tisch liegt.
Sie möchten das an Ihrem eigenen Beispiel sehen?
Bringen Sie Ihren Personalfragebogen mit. Wir zeigen Ihnen den Ablauf in einer kurzen Demo an Ihrem Beispiel.
