◉ 3 Beispiele aus der Praxis

Onboarding automatisieren
Vom Vertrag bis zum ersten Arbeitstag

Der Eintritt ist der Vorgang, an dem die meisten Systeme gleichzeitig beteiligt sind: Personalsystem, Entgeltabrechnung, Zeiterfassung, Benutzerverwaltung, Zutrittskontrolle. Jedes davon braucht dieselben Daten in einem anderen Format. In der Praxis heißt das oft vier Stunden Handarbeit je Person.

Ihren Ablauf besprechen Ersparnis berechnen

55 % weniger Aufwand beim Eintritt aus einer Einführung gemessen

4 Std.vorher je Eintritt

25 Min.nachher

7Systeme, die gleichzeitig gefüllt werden

„Der HR-Autopilot ist für uns ein echter Gewinn. Die Prozesse laufen viel schneller und weniger fehleranfällig.“

Sina NiestrojAusbildungsleiterin, Betty Barclay

Die Ausgangslage

Was Onboarding
heute Zeit kostet.

Dieselben Stammdaten wandern in vier bis sechs Systeme

Benutzerkonto, Postfach und Zugangskarte werden getrennt beantragt

Unterschriften laufen per E-Mail hin und her

Am ersten Tag fehlt trotzdem etwas, meist der Zugang oder die Ausstattung

Beteiligte Programme

Diese Systeme hängen
an diesem Bereich.

Alle bereits verbunden. Fehlt Ihres, bauen wir die Verbindung, ohne Zusatzkosten, im Schnitt in drei Tagen.

Personio Sage DATEV Microsoft 365 Google Workspace ATOSS SD Worx

Ist Ihr Programm dabei?

Drei Beispiele

Einfach, mittel
und richtig komplex.

Alles Beispiele aus dem Produktivbetrieb. Gebaut wird, was bei Ihnen anfällt.

EinfachWenige Schritte, sofort umsetzbar

Willkommenspaket auslösen

AuslöserVertrag unterschrieben

Begrüßungsmail senden
Zugang zum Portal anlegen
Erste Informationen bereitstellen

ErgebnisDer neue Kollege hört nicht wochenlang nichts.

MittelMit Bedingungen und Freigaben

Eintritt vollständig vorbereiten

AuslöserZusage im Bewerbermanagement

Personalakte anlegen
Entgeltstammsatz erzeugen
Benutzerkonten anlegen
Ausstattung bestellen
Einarbeitungsplan verteilen

ErgebnisAm ersten Arbeitstag ist alles da, ohne dass jemand eine Checkliste abarbeitet.

KomplexVerzweigungen, Fristen, mehrere Systeme

Konzernweites Onboarding über Gesellschaften

AuslöserEintritt in einer von mehreren Gesellschaften

Gesellschaft und Tarif erkennen
Passendes Vertragswerk wählen
Kostenstelle zuordnen
Länderspezifische Pflichten prüfen
Betriebsrat einbinden
Konzernverzeichnis aktualisieren
Abweichungen protokollieren

ErgebnisEin Ablauf für zwölf Gesellschaften, drei Länder und vier Tarifwerke, inklusive lokaler Pflichtangaben.

Die Ausnahmen

Und was ist mit
den Sonderfällen?

Das ist die Frage, an der die meisten Automatisierungen scheitern. Bei uns werden Ausnahmen mitgebaut, nicht ausgeklammert.

Eintritt zum Monatsanfang gegen Eintritt mitten im Monat

Befristete Verträge mit abweichenden Feldern

Konzerneintritt mit Zuordnung zu mehreren Gesellschaften

Jeder dieser Fälle lässt sich im Baukasten als eigener Zweig abbilden, mit Bedingung, Freigabe und abweichendem Weg. Ohne eine Zeile Code.

Häufige Fragen

Was uns zu Onboarding
am häufigsten gefragt wird.

Wie viel Zeit spart ein automatisierter Eintritt tatsächlich?

Bei Betty Barclay ging der Aufwand von vier Stunden auf 25 Minuten je Person zurück, das sind über 55 Prozent. Über alle Eintritte im Monat kamen dort mehr als 250 Stunden zusammen.

Was ist mit den Benutzerkonten und Zugängen?

Die gehören dazu. Microsoft 365, Google Workspace und Zutrittssysteme lassen sich anbinden, sodass Postfach, Berechtigungen und Karte mit demselben Ablauf entstehen wie die Personalakte.

Können Mitarbeitende ihre Daten selbst eingeben?

Ja, über ein Formular, das der Ablauf verschickt. Was dort eingetragen wird, landet direkt in allen Zielsystemen, ohne dass jemand abtippt.

Wie geht das bei Eintritten in mehreren Gesellschaften?

Der Ablauf entscheidet anhand der Gesellschaft, welche Systeme befüllt werden und welche Felder gelten. Ein Konzernkunde hat damit vier Systeme in mehreren Ländern verbunden.

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