◉ 3 Beispiele aus der Praxis

Offboarding automatisieren
Austritt mit allen Konsequenzen, auch den technischen

Der Austritt ist der Vorgang, bei dem am meisten übersehen wird. Zugänge bleiben offen, Lizenzen laufen weiter, Löschfristen werden nicht gesetzt. Was beim Eintritt in vier Systeme wanderte, muss beim Austritt in vier Systemen wieder beendet werden.

Ihren Ablauf besprechen Ersparnis berechnen

95 Min. gespart je Austritt Schätzung aus vergleichbaren Projekten

2 Std.vorher je Austritt

25 Min.nachher

am selben Tagstatt nach Tagen gesperrt

Die Ausgangslage

Was Offboarding
heute Zeit kostet.

Benutzerkonten bleiben nach dem letzten Arbeitstag aktiv

Lizenzen werden weiter bezahlt, weil niemand sie kündigt

Zutrittskarten und Ausstattung werden nicht zurückgefordert

Löschfristen für die Personalakte werden nicht gesetzt

Beteiligte Programme

Diese Systeme hängen
an diesem Bereich.

Alle bereits verbunden. Fehlt Ihres, bauen wir die Verbindung, ohne Zusatzkosten, im Schnitt in drei Tagen.

Personio Microsoft 365 Google Workspace Sage DATEV Zutrittssysteme

Ist Ihr Programm dabei?

Drei Beispiele

Einfach, mittel
und richtig komplex.

Alles Beispiele aus dem Produktivbetrieb. Gebaut wird, was bei Ihnen anfällt.

EinfachWenige Schritte, sofort umsetzbar

Austritt bekannt geben

AuslöserKündigung erfasst

Austrittsdatum setzen
Führungskraft bestätigen lassen
Team informieren

ErgebnisNiemand erfährt vom Austritt aus dem Flurfunk.

MittelMit Bedingungen und Freigaben

Zugänge sicher schließen

AuslöserLetzter Arbeitstag

Konten sperren
Rechte entziehen
Ausstattung zurückfordern
Schlüssel und Ausweis quittieren

ErgebnisKein aktiver Zugang bleibt zurück, belegbar zum Stichtag.

KomplexVerzweigungen, Fristen, mehrere Systeme

Austritt mit Endabrechnung und Archiv

AuslöserAustritt mit offenen Ansprüchen

Resturlaub berechnen
Zeitsalden abgelten
Sachbezüge abrechnen
Endabrechnung anstoßen
Zeugnis erzeugen und freigeben
Bescheinigungen versenden
Akte in die Aufbewahrung überführen
Löschfristen setzen

ErgebnisVom letzten Arbeitstag bis zur Löschfrist, ein Ablauf, nichts vergessen.

Die Ausnahmen

Und was ist mit
den Sonderfällen?

Das ist die Frage, an der die meisten Automatisierungen scheitern. Bei uns werden Ausnahmen mitgebaut, nicht ausgeklammert.

Austritt mit Freistellung und späterem Enddatum

Aufhebungsvertrag mit abweichender Endabrechnung

Wechsel in eine andere Konzerngesellschaft statt echtem Austritt

Jeder dieser Fälle lässt sich im Baukasten als eigener Zweig abbilden, mit Bedingung, Freigabe und abweichendem Weg. Ohne eine Zeile Code.

Häufige Fragen

Was uns zu Offboarding
am häufigsten gefragt wird.

Werden Zugänge wirklich zuverlässig gesperrt?

Der Ablauf sperrt zum eingestellten Zeitpunkt in allen verbundenen Systemen gleichzeitig und protokolliert es. Das ist zugleich ein Sicherheitsthema, nicht nur eine Aufräumarbeit.

Was ist mit Lizenzen, die weiterlaufen?

Sie werden mit demselben Ablauf beendet. Bei größeren Belegschaften summiert sich das schnell auf einen vierstelligen Betrag im Jahr.

Wie werden Löschfristen für die Personalakte gesetzt?

Automatisch beim Austritt, mit der Frist, die für die jeweilige Unterlage gilt. Der Ablauf meldet sich, bevor gelöscht wird.

Funktioniert das auch bei Freistellung mit späterem Enddatum?

Ja. Der Ablauf unterscheidet zwischen letztem Arbeitstag und rechtlichem Ende. Zugänge werden zum einen Datum gesperrt, die Abrechnung endet zum anderen.

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