◉ 3 Beispiele aus der Praxis

Entgeltabrechnung automatisieren
Abrechnung, Rückrechnung und Ablage ohne Umwege

Die Abrechnung ist der Vorgang mit dem höchsten Risiko: Ein Fehler kostet nicht nur Zeit, sondern Vertrauen. Gleichzeitig ist sie der Bereich, in dem am meisten von Hand übertragen wird. Bewegungsdaten hinein, Abrechnungsergebnisse hinaus in die Akte.

Ihren Ablauf besprechen Ersparnis berechnen

40 % weniger Handarbeit je Abrechnungslauf aus einer Einführung gemessen

3 Tagevorher je Lauf

4 Std.nachher

0Rückrechnungen wegen Tippfehlern

„Mit dem HR-Autopiloten konnten wir unsere Payroll-Prozesse deutlich stabilisieren. Schnittstellen, die vorher manuell gepflegt wurden, laufen nun automatisch und sicher.“

Benedikt KöhlerExperte HR-IT-Systeme, GEMA

Die Ausgangslage

Was Entgeltabrechnung
heute Zeit kostet.

Bewegungsdaten werden aus mehreren Systemen zusammengetragen

Abrechnungen werden einzeln heruntergeladen, umbenannt und abgelegt

Rückrechnungen über mehrere Monate erfordern Nacharbeit in jedem System

Der Stand einer Abrechnung ist ohne Nachfrage nicht nachvollziehbar

Beteiligte Programme

Diese Systeme hängen
an diesem Bereich.

Alle bereits verbunden. Fehlt Ihres, bauen wir die Verbindung, ohne Zusatzkosten, im Schnitt in drei Tagen.

DATEV Sage P&I LOGA SD Worx Guidecom lexoffice SwissSalary

Ist Ihr Programm dabei?

Drei Beispiele

Einfach, mittel
und richtig komplex.

Alles Beispiele aus dem Produktivbetrieb. Gebaut wird, was bei Ihnen anfällt.

EinfachWenige Schritte, sofort umsetzbar

Abrechnung in die Personalakte

AuslöserAbrechnungslauf beendet

Dokument abholen
Der Person zuordnen
In der Akte ablegen

ErgebnisKein Versand per Mail, keine Ablage von Hand.

MittelMit Bedingungen und Freigaben

Vorbereitung des Abrechnungslaufs

AuslöserStichtag vor dem Lauf

Ein- und Austritte prüfen
Änderungen übergeben
Abwesenheiten abgleichen
Einmalzahlungen einspielen
Vollständigkeit melden

ErgebnisDie Abrechnung startet mit vollständigen Daten statt mit einer Rückfrageliste.

KomplexVerzweigungen, Fristen, mehrere Systeme

Rückrechnung über mehrere Monate

AuslöserRückwirkende Vertragsänderung

Betroffenen Zeitraum bestimmen
Alte Werte sichern
Differenzen je Monat berechnen
Sozialversicherung neu bewerten
Steuerliche Behandlung prüfen
Korrekturmeldungen erzeugen
Ergebnis dokumentieren

ErgebnisRückrechnungen über sechs Monate, nachvollziehbar bis zur einzelnen Lohnart.

Die Ausnahmen

Und was ist mit
den Sonderfällen?

Das ist die Frage, an der die meisten Automatisierungen scheitern. Bei uns werden Ausnahmen mitgebaut, nicht ausgeklammert.

Nachzahlungen aus Tarifabschlüssen mit Rückwirkung

Abrechnung bei unterjährigem Gesellschaftswechsel

Einmalzahlungen mit abweichender Versteuerung

Jeder dieser Fälle lässt sich im Baukasten als eigener Zweig abbilden, mit Bedingung, Freigabe und abweichendem Weg. Ohne eine Zeile Code.

Häufige Fragen

Was uns zu Entgeltabrechnung
am häufigsten gefragt wird.

Wie kommen die Abrechnungen in die digitale Personalakte?

Der Ablauf holt sie nach dem Abrechnungslauf ab, benennt sie nach Ihrem Schema und legt sie in der Akte der richtigen Person ab. Bei der GEMA sank der manuelle Aufwand dadurch um 40 Prozent.

Ist die Verbindung zur Abrechnung sicher genug für Gehaltsdaten?

Die Verbindung kann über VPN laufen, so wie bei der GEMA zwischen P&I LOGA und Guidecom. Daten werden nur durchgeleitet, nicht dauerhaft gespeichert.

Was passiert bei einer Rückrechnung über mehrere Monate?

Der Ablauf erkennt die Rückwirkung und löst die Rückrechnung im Abrechnungssystem aus. Die korrigierten Ergebnisse wandern anschließend wieder in die Akte.

Können wir DATEV und Sage parallel betreiben?

Ja. Mehrere Abrechnungssysteme nebeneinander sind kein Sonderfall, etwa nach einem Zukauf. Der Ablauf entscheidet je Gesellschaft, wohin die Daten gehen.

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