◉ 3 Beispiele aus der Praxis

Weiterbildung und Nachweise automatisieren
Pflichtunterweisungen, die von selbst wiederkommen

Weiterbildung wird selten vergessen, weil sie unwichtig wäre, sondern weil niemand den Überblick über Fälligkeiten hat. Pflichtunterweisungen laufen ab, Qualifikationen verfallen, und beim Audit fehlt der Nachweis.

Ihren Ablauf besprechen Ersparnis berechnen

7 Min. gespart je Nachweis Schätzung aus vergleichbaren Projekten

12 Min.vorher je Nachweis

5 Min.nachher

0abgelaufene Zertifikate übersehen

Die Ausgangslage

Was Weiterbildung
heute Zeit kostet.

Fälligkeiten stehen in einer Tabelle, die jemand pflegen muss

Einladungen zu Pflichtunterweisungen werden einzeln verschickt

Teilnahmenachweise landen im Postfach statt in der Akte

Für ein Audit muss der Stand mühsam zusammengesucht werden

Beteiligte Programme

Diese Systeme hängen
an diesem Bereich.

Alle bereits verbunden. Fehlt Ihres, bauen wir die Verbindung, ohne Zusatzkosten, im Schnitt in drei Tagen.

Personio SAP SuccessFactors Haufe umantis rexx systems HRworks

Ist Ihr Programm dabei?

Drei Beispiele

Einfach, mittel
und richtig komplex.

Alles Beispiele aus dem Produktivbetrieb. Gebaut wird, was bei Ihnen anfällt.

EinfachWenige Schritte, sofort umsetzbar

Schulung buchen und vermerken

AuslöserAnmeldung durch Mitarbeitende

Anmeldung erfassen
Führungskraft informieren
Termin in den Kalender

ErgebnisAnmeldungen landen nicht mehr in einem Postfach.

MittelMit Bedingungen und Freigaben

Pflichtunterweisungen überwachen

AuslöserJährlicher Turnus

Fällige Personen ermitteln
Einladung versenden
Teilnahme prüfen
Bei Ausbleiben erinnern
Nachweis in der Akte ablegen

ErgebnisUnterweisungen sind lückenlos belegt, auch zwei Jahre später noch.

KomplexVerzweigungen, Fristen, mehrere Systeme

Qualifikationsmatrix aktuell halten

AuslöserZertifikat läuft ab oder Rolle ändert sich

Soll-Qualifikationen je Rolle prüfen
Ablaufende Nachweise erkennen
Ersatzqualifikation vorschlagen
Schulung buchen
Einsatzplanung sperren, wenn Nachweis fehlt
Auditbericht erzeugen

ErgebnisKein Einsatz ohne gültigen Nachweis, automatisch geprüft, prüfsicher belegt.

Die Ausnahmen

Und was ist mit
den Sonderfällen?

Das ist die Frage, an der die meisten Automatisierungen scheitern. Bei uns werden Ausnahmen mitgebaut, nicht ausgeklammert.

Nachweise aus einer vorherigen Beschäftigung

Qualifikationen mit unterschiedlicher Gültigkeitsdauer je Standort

Schulungen, die extern absolviert und selbst gemeldet werden

Jeder dieser Fälle lässt sich im Baukasten als eigener Zweig abbilden, mit Bedingung, Freigabe und abweichendem Weg. Ohne eine Zeile Code.

Häufige Fragen

Was uns zu Weiterbildung
am häufigsten gefragt wird.

Wie werden Pflichtunterweisungen überwacht?

Der Ablauf kennt die Gültigkeitsdauer je Unterweisung und meldet sich, bevor sie abläuft. Die Einladung geht automatisch raus, der Nachweis landet in der Akte.

Was bekommen wir für ein Audit?

Eine Übersicht, wer welche Qualifikation wann erworben hat und wie lange sie gilt, auf Knopfdruck statt aus mehreren Tabellen zusammengesucht.

Können externe Schulungen erfasst werden?

Ja, über ein Formular, in das Mitarbeitende Nachweise hochladen. Der Ablauf ordnet sie zu und setzt die neue Gültigkeit.

Funktioniert das mit unterschiedlichen Regeln je Standort?

Ja. Gültigkeitsdauern und Pflichten lassen sich je Standort, Gesellschaft oder Tätigkeit unterschiedlich hinterlegen.

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