Was andere
damit erreicht haben.
Keine Versprechen, sondern gemessene Ergebnisse: eingesparte Stunden, reduzierte Fehlerquoten, eingesparte Vollzeitstellen. Jeder Bericht mit Ausgangslage, Lösungsweg und Zahlen.
Vom Mittelständler
bis zum Konzern.
Ausgangslage, Weg
und gemessenes Ergebnis.
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Onboarding mehr als 55 % schneller
Betty Barclay1Die Ausgangslage
- Vier Stunden manueller Aufwand je Mitarbeitendem beim Onboarding
- Medienbrüche zwischen E-Mail, Excel und Insellösungen führten zu Fehlern und Datensilos
- Administrative Routine blockierte die strategische HR-Arbeit
2Der Weg
- In sechs Wochen live: Prozessanalyse und schrittweiser Rollout der Pilot-Abläufe
- Durchgehend automatisiert vom Vertrag bis zu den Stammdaten
- Zentrale Datenbasis: Systeme vernetzt, Daten werden selbstständig geprüft und abgeglichen
3Das Ergebnis
- Über 250 Stunden Ersparnis pro Monat in HR-Verwaltung und Retail
- Von vier Stunden auf 25 Minuten, über 55 Prozent schnelleres Onboarding
- 99 Prozent weniger Fehler durch vollautomatische Datenübertragung
„Der HR-Autopilot ist für uns ein echter Gewinn. Die Prozesse laufen viel schneller und weniger fehleranfällig. Die Daten sind sicher und aktuell. Unsere Teams haben endlich mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, weniger Routine, mehr Service und mehr Begeisterung für die Arbeit.“
HR-Verwaltung 35 % effizienter
Mittelständischer Fertiger
1Die Ausgangslage
- Doppelte Datenerfassung: Personio und Sage mussten von Hand befüllt werden
- Lohnzettel manuell aufbereiten und verteilen band wertvolle HR-Kapazität
- Fragmentierte Systeme ohne klaren Prozess- und Datenstatus
2Der Weg
- Go-live in wenigen Wochen nach Workshops mit HR und IT
- Digitaler Personalbogen überträgt Mitarbeitende automatisch von Personio nach Sage
- Stammdaten und Lohnzettel laufen in beide Richtungen, datenschutzkonform
3Das Ergebnis
- 35 Prozent weniger manueller Aufwand bei der Stammdatenpflege
- 90 Prozent weniger Fehler durch Wegfall doppelter Eingaben
- Neue Mitarbeitende sind am ersten Tag vollständig im System erfasst
„Die Automatisierung zwischen Personio und Sage ist für uns ein echter Gewinn. Wir sparen Zeit, reduzieren Fehler und haben endlich die Transparenz, die wir brauchen.“
50 % weniger Aufwand im Recruiting
Dienstleister mit Niederlassungen
1Die Ausgangslage
- Bewerbungen mussten von Hand geprüft und regionalen Stellen zugeordnet werden
- Bewerberdaten wurden manuell aus dem Bewerbermanagement ins ERP übertragen
- Kein durchgängiger Statusüberblick über alle Systeme
2Der Weg
- Go-live in wenigen Wochen nach gemeinsamer Prozessanalyse
- Automatisches Postleitzahl-Matching ordnet Bewerbende direkt der passenden Stelle zu
- Recruitee, ERP und rexx verbunden. Statusänderungen laufen automatisch
3Das Ergebnis
- 50 Prozent weniger Aufwand im Recruiting-Alltag durch Wegfall manueller Sortierung
- 90 Prozent weniger Fehler bei Stellenzuweisungen
- Bewerbungen landen in Sekunden in der richtigen Niederlassung
„Mit dem HR-Autopiloten läuft unser Recruiting endlich automatisiert. Bewerbende werden direkt der richtigen Stelle zugeordnet, schneller, einfacher und ohne manuelle Umwege.“
Onboarding über 50 % schneller
Produktionsunternehmen
1Die Ausgangslage
- Manuelles Onboarding und Stammdatenpflege banden HR-Kapazitäten
- Keine Schnittstelle zwischen softgarden und Sage. Fehler und doppelte Eingaben
- Administration verhinderte konzeptionelle HR-Arbeit
2Der Weg
- Go-live in acht Wochen: Workshops mit HR und IT, Pilot-Abläufe, produktiver Rollout
- Bewerberdaten wandern automatisch von softgarden nach Sage, Stellen aktualisieren sich selbst
- Digitaler Eintrittsprozess über Formulare mit elektronischer Unterschrift
3Das Ergebnis
- Über 150 Stunden Ersparnis pro Jahr durch automatisierte Bewerber- und Onboarding-Prozesse
- Über 50 Prozent schnelleres Onboarding
- 95 Prozent weniger Fehler bei der Übertragung von Mitarbeiterdaten
„Mit dem HR-Autopiloten haben wir unsere Recruiting- und Onboarding-Prozesse modernisiert. Statt Daten mehrfach manuell zu übertragen, läuft heute alles automatisch und fehlerfrei. Für unser Team ist das eine enorme Entlastung und ein großer Schritt in Richtung Zukunft.“
40 % weniger Aufwand in der Entgeltabrechnung
GEMA1Die Ausgangslage
- Keine Schnittstelle, manuelle Übertragung und lange Durchlaufzeiten
- Abrechnungsstände ohne automatisierte Prozesse schwer nachvollziehbar
- Sensible Personaldaten erforderten eine gesicherte Systemanbindung
2Der Weg
- Go-live in sechs Wochen: Workshops mit HR und IT, Pilot-Abläufe, Livebetrieb
- Beidseitige Schnittstelle zwischen P&I LOGA und Guidecom, abgesichert über VPN
- Abrechnungen werden strukturiert, umbenannt und direkt bereitgestellt
3Das Ergebnis
- 40 Prozent weniger manueller Aufwand bei Abrechnung und Stammdatenpflege
- 90 Prozent weniger Fehler bei Datenübertragungen
- 90 Prozent höhere Prozesszuverlässigkeit durch automatisierte Schnittstellen
„Mit dem HR-Autopiloten konnten wir unsere Payroll-Prozesse deutlich stabilisieren. Schnittstellen, die vorher manuell gepflegt wurden, laufen nun automatisch und sicher, ein enormer Vorteil für unser HR- und IT-Team.“
1,2 Vollzeitstellen eingespart
Träger der sozialen Arbeit
1Die Ausgangslage
- Stammdaten, Lohnabrechnung und Abwesenheiten wurden von Hand zwischen rexx und Sage übertragen
- Ständiger Systemwechsel erhöhte die Fehleranfälligkeit
- Administrative Last verhinderte wertschöpfende HR-Arbeit
2Der Weg
- Schneller Rollout: Workshops zur Prozessanalyse, dann Entwicklung und Test der Abläufe
- Stammdaten, Lohn und Abwesenheiten werden zwischen rexx und Sage abgeglichen
- Passgenau auf die Anforderungen der sozialen Arbeit zugeschnitten
3Das Ergebnis
- 1,2 Vollzeitstellen eingespart durch automatisierte Datenübertragung
- Deutlich schnellere Durchlaufzeiten durch Wegfall manueller Eingaben
- Deutlich reduzierte Fehlerquote zwischen rexx und Sage
„Der HR-Autopilot ist für uns ein echter Gewinn. Die Datensynchronisation zwischen rexx und Sage läuft nun vollautomatisch, fehlerfrei und in Echtzeit. Unsere Teams haben endlich mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, weniger Routine, mehr Service und mehr Begeisterung für die Arbeit.“
2,4 Vollzeitstellen durch globale Integration
Internationaler Konzern
1Die Ausgangslage
- Personal- und Abrechnungsdaten lagen in vier isolierten Systemen
- Mehrfache manuelle Datenübertragung war zeitintensiv und fehleranfällig
- Administrative Last verhinderte strategische HR-Arbeit
2Der Weg
- Schneller Rollout: Workshops zur Prozessanalyse und Definition der Anforderungen
- Automatisierte Schnittstellen zwischen Workday–DATEV, Personio–Workday und Greenhouse–Workday
- Passgenaue Lösung trotz hoher technischer Komplexität
3Das Ergebnis
- 2,4 Vollzeitstellen weltweit eingespart bei Datentransfer und Stammdatenpflege
- Massiv reduzierte Fehlerquote zwischen allen vier Systemen
- Deutlich schnellere Durchlaufzeiten beim Datenabgleich
„Die Anbindung unserer Kernsysteme wie Workday, DATEV, Personio und Greenhouse durch den HR-Autopiloten ist für uns ein enormer Gewinn. Wir haben nicht nur manuelle Fehler eliminiert und wertvolle Zeit gewonnen, sondern auch eine völlig neue Transparenz und Stabilität in unsere HR-Prozesse gebracht.“
40 % weniger Aufwand im On- und Offboarding
Outdoor-Marke
1Die Ausgangslage
- Manuelle On- und Offboarding-Prozesse banden Kapazitäten in Verkauf und strategischer HR
- Der Standard-Beurteilungsprozess passte nicht zu den eigenen Anforderungen
- Informationsverluste zwischen Kanälen trübten die Mitarbeitererfahrung
2Der Weg
- Schneller Rollout: Analyse der On- und Offboarding-Abläufe in wenigen Wochen
- Individuelles Beurteilungssystem, technisch passgenau abgebildet
- Beurteilungslogik eng mit den HR-Stammdaten verzahnt
3Das Ergebnis
- 40 Prozent weniger administrativer Aufwand im On- und Offboarding
- Lückenlose Dokumentation aller Beurteilungen
- Schnellere Durchlaufzeiten bei Vertrags- und Stammdatenänderungen
„Mit dem HR-Autopiloten haben wir unsere administrativen Fesseln gelöst. Besonders die Automatisierung unseres Beurteilungsprozesses gibt uns die nötige Transparenz, um unsere Teams gezielt weiterzuentwickeln. Weniger Papierkram bedeutet für uns mehr Zeit für das, was uns ausmacht.“
1,3 Vollzeitstellen durch Echtzeit-Abgleich
Familienunternehmen
1Die Ausgangslage
- Schnittstellenpflege zwischen den Systemen war zeitintensiv und fehleranfällig
- Manuelle Datenübertragung führte zu inkonsistenten Stammdaten
- Der Status von Datentransfers war nicht in Echtzeit nachvollziehbar
2Der Weg
- Schneller Rollout: Analyse der Datenflüsse, automatisierte Abläufe, ausgiebige Tests
- Nahtlose Anbindung zwischen Breitenbach und SD Worx
- Eine führende Datenquelle mit Abgleich in Echtzeit
3Das Ergebnis
- 1,3 Vollzeitstellen eingespart durch automatisierte Datenpflege
- Nahezu vollständige Fehlerfreiheit beim Datenaustausch
- Abgleich in Echtzeit zwischen beiden Systemen
„Durch den HR-Autopiloten ist der Datenaustausch zwischen unseren Systemen endlich kein Thema mehr, das uns Zeit kostet. Wir haben jetzt die Sicherheit, dass unsere Daten stets synchron sind, und können unsere Energie wieder voll und ganz unseren Mitarbeitern widmen.“
Premium-Recruiting durch KI-gestützte Automatisierung
Marc O’Polo1Die Ausgangslage
- Manuelle Übernahme von Bewerberdaten band Recruiting-Kapazitäten
- Manuelle Statusprüfungen führten zu langen Reaktionszeiten
- Validierung und Zuordnung von Unterlagen war zeitintensiv und fehleranfällig
2Der Weg
- Schneller Rollout: Analyse der Bewerber-Abläufe in wenigen Wochen
- KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit automatischer Datenübernahme, Sprachzuordnung und Prüfung
- Gleichbleibende Qualität auch bei saisonalen Bewerberspitzen
3Das Ergebnis
- Massiv reduzierte Bearbeitungszeit je Bewerbung durch automatisierte Vorprüfung
- Deutlich kürzere Antwortzeiten durch automatischen Unterlagen-Check
- Durchgängig konsistente Dokumentenzuordnung und Sprachklassifizierung
„Mit dem HR-Autopiloten haben wir unser Recruiting auf das nächste Level gehoben. Die automatisierte Unterlagenprüfung und Sprachzuordnung nimmt unserem Team enorm viel Fleißarbeit ab. So können wir uns wieder darauf konzentrieren, was wirklich zählt: die richtigen Menschen für Marc O’Polo zu begeistern.“
Onboarding um 75 % beschleunigt
Gesundheitszentrum, Schweiz
1Die Ausgangslage
- Pre-Boarding und Stellenbesetzung waren durch manuelle Schritte fragmentiert
- Datenübertragung an SwissSalary und diverse Onboarding-Varianten banden Kapazitäten
- Informationsverluste zwischen den Prozessphasen
2Der Weg
- Go-live in sechs Wochen: Anforderungsanalyse, automatisierte Schnittstellen, Rollout
- Direkte Anbindung an SwissSalary für die Gehaltsdaten
- Flexible Abläufe für alle Anstellungsarten
3Das Ergebnis
- Von vier Stunden auf 20 Minuten, 75 Prozent schnellere Durchlaufzeit
- Massiv reduzierte Fehlerquote bei der Gehaltsdatenübertragung
- Go-live in sechs Wochen trotz hoher Prozessvielfalt
„Durch den HR-Autopiloten haben wir endlich eine Struktur, die zu unserer Vielfalt passt. Ob Praktikum oder Festanstellung, unsere Prozesse laufen nun automatisch und fehlerfrei im Hintergrund. Das gibt uns als HR-Team die Sicherheit und Zeit, die wir brauchen, um uns voll auf die Menschen zu konzentrieren.“
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