◉ 3 Beispiele aus der Praxis

Recruiting automatisieren
Von der Bewerbung bis zur Löschfrist

Im Recruiting entstehen die meisten Doppeleingaben der gesamten Personalarbeit. Bewerbungsdaten werden aus dem Bewerbermanagement ins Personalsystem übertragen, Statusänderungen von Hand nachgepflegt, Absagen einzeln geschrieben. Wer mehrere Standorte oder Gesellschaften hat, macht das mehrfach parallel.

Ihren Ablauf besprechen Ersparnis berechnen

50 % schnellere Bearbeitung je Bewerbung aus einer Einführung gemessen

22 Min.vorher je Bewerbung

11 Min.nachher

100 %Löschfristen eingehalten

„Mit dem HR-Autopiloten läuft unser Recruiting endlich automatisiert. Bewerbende werden direkt der richtigen Stelle zugeordnet.“

Artour IvantchoTeamleiter HR, Schülerhilfe

Die Ausgangslage

Was Recruiting
heute Zeit kostet.

Bewerberdaten werden zwei- bis dreimal erfasst, im Bewerbermanagement, im Personalsystem, in der Abrechnung

Absagen bleiben liegen, weil sie einzeln geschrieben werden müssen

Löschfristen nach der Datenschutz-Grundverordnung werden manuell überwacht oder gar nicht

Bei mehrstufigen Auswahlverfahren verliert niemand mehr den Überblick über den Stand

Beteiligte Programme

Diese Systeme hängen
an diesem Bereich.

Alle bereits verbunden. Fehlt Ihres, bauen wir die Verbindung, ohne Zusatzkosten, im Schnitt in drei Tagen.

softgarden rexx systems Personio d.vinci Talent2Go StepStone Indeed LinkedIn

Ist Ihr Programm dabei?

Drei Beispiele

Einfach, mittel
und richtig komplex.

Alles Beispiele aus dem Produktivbetrieb. Gebaut wird, was bei Ihnen anfällt.

EinfachWenige Schritte, sofort umsetzbar

Bewerbung landet an der richtigen Stelle

AuslöserEingang über Stellenbörse oder Karriereseite

Bewerbung erfassen
Stelle zuordnen
Eingangsbestätigung
Fachbereich informieren

ErgebnisKeine Bewerbung bleibt liegen, jede ist innerhalb von Minuten zugeordnet.

MittelMit Bedingungen und Freigaben

Absagen ohne Nachdenken

AuslöserStatuswechsel im Bewerbermanagement

Status prüfen
Textbaustein wählen
Absage versenden
Frist zur Löschung setzen
Talentpool anbieten

ErgebnisRechtssichere Absagen mit Löschfrist, auch bei 200 Bewerbungen je Stelle.

KomplexVerzweigungen, Fristen, mehrere Systeme

Mehrstufiges Auswahlverfahren steuern

AuslöserBewerbung erreicht die zweite Runde

Gremium zusammenstellen
Termine über Kalender abgleichen
Unterlagen verteilen
Bewertungsbogen einsammeln
Bei Uneinigkeit eskalieren
Entscheidung dokumentieren

ErgebnisAuswahlverfahren über mehrere Runden, Standorte und Gremien, nachvollziehbar dokumentiert.

Die Ausnahmen

Und was ist mit
den Sonderfällen?

Das ist die Frage, an der die meisten Automatisierungen scheitern. Bei uns werden Ausnahmen mitgebaut, nicht ausgeklammert.

Bewerbung auf mehrere Stellen gleichzeitig

Interne Bewerbungen mit anderem Ablauf

Rückkehr abgelehnter Bewerbender nach Monaten

Jeder dieser Fälle lässt sich im Baukasten als eigener Zweig abbilden, mit Bedingung, Freigabe und abweichendem Weg. Ohne eine Zeile Code.

Häufige Fragen

Was uns zu Recruiting
am häufigsten gefragt wird.

Wie lange dauert es, bis unser Bewerbermanagement mit dem Personalsystem verbunden ist?

In der Regel drei bis fünf Werktage, wenn beide Systeme bereits angebunden sind. Der erste Ablauf läuft danach im Testbetrieb, bevor er scharf geschaltet wird. Ist eines Ihrer Systeme noch nicht verbunden, kommen etwa drei Tage für die Verbindung hinzu.

Was passiert mit Bewerbungsdaten nach der Löschfrist?

Der Ablauf setzt die Frist beim Eingang und meldet sich, bevor sie abläuft. Auf Wunsch löscht er automatisch in allen beteiligten Systemen und protokolliert das revisionssicher, genau der Nachweis, den ein Datenschutzbeauftragter sehen will.

Funktioniert das auch bei mehrstufigen Auswahlverfahren?

Ja. Jede Stufe kann eigene Beteiligte, eigene Fristen und eigene Bedingungen haben. Wenn nach dem zweiten Gespräch eine Freigabe der Bereichsleitung nötig ist, wartet der Ablauf darauf und erinnert nach der eingestellten Zeit.

Können wir Bewerbende automatisch dem richtigen Standort zuordnen?

Ja, etwa über die Postleitzahl. Ein Kunde aus dem Dienstleistungsbereich hat damit die Hälfte des Recruiting-Aufwands eingespart, weil die Vorsortierung entfällt.

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