Use Case

Vernetzung von Softgarden (ATS) und DATEV (Payroll)

Softgarden ist eines der führenden Bewerbermanagementsysteme in Deutschland und speziell auf die Bedürfnisse des deutschen Marktes ausgerichtet. Es bietet umfassende Tools zur Verwaltung des gesamten Bewerbungsprozesses – von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung. DATEV hingegen ist der Marktführer im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland, bekannt für seine starke Compliance und die exakte Einhaltung von Steuervorschriften und Sozialversicherungspflichten.

Wir begleiten Sie

Spezifische Herausforderungen

Herausforderungen bei Softgarden

Vielseitige Bewerberdaten: Softgarden verwaltet eine Vielzahl an Bewerberdaten, wie z.B. Lebensläufe, Qualifikationen und Referenzen, die nicht immer sofort payroll-relevant sind. Diese Daten müssen korrekt gefiltert und in ein formatgerechtes Schema für die Gehaltsabrechnung überführt werden.
Mehrstufige Genehmigungsprozesse: Einstellungsvorgänge in Softgarden beinhalten oft mehrstufige Genehmigungsprozesse, z.B. durch mehrere Abteilungsleiter. Diese Genehmigungen müssen abgeschlossen sein, bevor Vertrags- und Gehaltsdaten an das Payroll-System übermittelt werden können.
HR-Kommunikation: Softgarden erlaubt enge Zusammenarbeit und Feedback zwischen verschiedenen Abteilungen. Diese Daten sind wichtig für die Entscheidungsfindung, aber oft schwer in den Payroll-Prozess zu integrieren, was zu Verzögerungen führen kann.

Herausforderungen bei DATEV

Komplexe Lohnabrechnung: DATEV verarbeitet nicht nur Grundgehälter, sondern auch steuerliche Abzüge, Sozialversicherungen und Boni. Fehler bei der Datenübermittlung, z.B. unvollständige Gehaltsdaten, können zu falschen Abrechnungen und steuerlichen Problemen führen.
Strenge Compliance: DATEV stellt sicher, dass alle Gehaltsabrechnungen den aktuellen steuerlichen und rechtlichen Vorschriften entsprechen. Falsche oder unvollständige Datensätze aus dem ATS können zu Compliance-Problemen führen.
Sicherheitsanforderungen: Da DATEV sensible personenbezogene Daten verarbeitet, sind Datenschutz- und Sicherheitsstandards von höchster Bedeutung. Eine saubere und sichere Datenübertragung ist unerlässlich, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.

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Häufige Herausforderungen bei der Integration von Softgarden und DATEV

Die in Softgarden gesammelten Bewerber- und Vertragsdaten müssen in ein Payroll-kompatibles Format konvertiert werden, damit DATEV diese korrekt verarbeiten kann.

Genehmigungen und Vertragsabschlüsse in Softgarden können sich verzögern, was wiederum die rechtzeitige Übertragung relevanter Daten in DATEV behindert. Ohne Automatisierung können Fehler oder Verzögerungen entstehen, die den Gehaltslauf gefährden.

Ohne Integration müssen relevante Daten zu neuen Mitarbeitern in Softgarden manuell in DATEV übertragen werden, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist.

Wir lösen Probleme

Optimale Lösung durch den HR-Autopiloten

Automatische Datenübertragung

Der HR-Autopilot synchronisiert automatisch alle wichtigen Vertrags- und Gehaltsdaten von neuen Mitarbeitenden, sobald der Bewerbungsprozess in Softgarden abgeschlossen ist. Dies spart Zeit und vermeidet manuelle Übertragungsfehler.

Datenkonvertierung

Der Autopilot passt die in Softgarden erfassten Datenformate an die Anforderungen von DATEV an, sodass alle relevanten Informationen wie Gehalt, Boni und Vertragsdaten korrekt und vollständig in DATEV ankommen.

Prozessautomatisierung

Der HR-Autopilot erstellt einen individuellen Workflow, der sicherstellt, dass die Übertragung der Daten erst dann erfolgt, wenn alle Genehmigungen in Softgarden abgeschlossen sind. Dadurch werden keine unvollständigen oder fehlerhaften Daten an DATEV weitergeleitet.

Compliance und Sicherheit

Alle Datentransfers erfolgen verschlüsselt und gemäß den Datenschutzstandards, sodass die Sicherheit der sensiblen Payroll-Daten in DATEV gewährleistet ist.

Nutzen für Ihr Unternehmen

Fehlerreduktion

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Die Automatisierung sorgt dafür, dass keine manuellen Eingabefehler mehr auftreten und alle Daten korrekt an DATEV übermittelt werden.

Zeitersparnis

0 %

Durch die Automatisierung der Übertragung von Softgarden zu DATEV spart das HR-Team wertvolle Zeit und kann sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.

Volle Transparenz

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Mit klaren, nachvollziehbaren Workflows behält das HR-Team die Kontrolle und Übersicht über den gesamten Prozess – von der Einstellung bis zur Gehaltsabrechnung.