Nahtlose HR- und Payroll-Integration

Wie Lohn & Gehalt durch Automatisierung endlich reibungslos läuft

Herausforderungen:

Die HR-Abteilung der GEMA stand vor der Einführung des HR-Autopiloten vor verschiedenen Hürden, insbesondere rund um die Prozesse zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Hoher manueller Aufwand: Prozesse rund um Abrechnungen und Stammdatenpflege erforderten mehrfaches Eingreifen und führten zu langen Durchlaufzeiten.
Medienbrüche und Abhängigkeiten: Zwischen P&I Loga und weiteren Tools wie Guidecom bestanden keine nahtlosen Schnittstellen. Daten mussten manuell übertragen werden, was Fehlerquellen eröffnete.
Fehlende Transparenz: Ohne automatisierte Prozesse war es schwierig, Abrechnungsstände oder Änderungen jederzeit vollständig im Blick zu behalten.
Sicherheitsanforderungen: Da sensible Personaldaten verarbeitet werden, war eine zuverlässige, sichere Integration der Systeme (inkl. VPN/Site2Site-Verbindung) unverzichtbar.

Implementierung:

Dauer: Die Einführung der Kernprozesse wurde in einem Zeitraum von rund sechs Wochen bis zum GoLive erfolgreich abgeschlossen.
Schritte: In mehreren Workshops mit HR Autopilot und der IT von GEMA wurden zunächst die Anforderungen an die Integration definiert. Anschließend wurden Pilot-Workflows für die bidirektionale Schnittstelle zwischen P&I Loga und Guidecom umgesetzt. Parallel dazu erfolgten Tests der VPN- und WebDav/REST-Schnittstellen, bevor der Live-Betrieb gestartet wurde. Ein weiteres Teilprojekt umfasste die Umbenennung und Strukturierung der Gehaltsabrechnungen.
Besonderheiten: Die Implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen HR, IT und HR Autopilot. Besonderes Augenmerk lag auf Datensicherheit und Stabilität der Verbindung. Durch die praxisnahe Optimierung während der Workshops konnten die Lösungen direkt auf die täglichen Abläufe zugeschnitten werden.

Zusammenarbeit:

Die Zusammenarbeit mit HR Autopilot wurde von den Projektverantwortlichen als lösungsorientiert und vertrauensvoll beschrieben. Durch die enge Abstimmung bei technischen Fragen (z. B. VPN, Schnittstellen) und den schnellen Support fühlte sich das Team der GEMA jederzeit gut betreut.

40%
Zeitersparnis durch weniger manuellen Aufwand bei der Pflege von Abrechnungs- und Stammdaten

90%
Steigerung der Zuverlässigkeit dank automatisierter Schnittstellen und VPN-Absicherung

90%
weniger Fehlerreduktion zwischen P&I Loga und Guidecom

Ergebnisse & Mehrwert:

Für GEMA bedeutete der HR-Autopilot einen spürbaren Gewinn: effizientere Abläufe, sichere Daten und transparente Prozesse.

Messbare Ergebnisse:

Zeitersparnis: Deutlich weniger manueller Aufwand bei der Pflege von Abrechnungs- und Stammdaten. Rund um 40 % weniger
Prozesssicherheit: Abrechnungsprozesse laufen nun stabil, mit einer Steigerung der Zuverlässigkeit um ca. 90 % dank automatisierter Schnittstellen und VPN-Absicherung.
Fehlerreduktion: Manuelle Übertragungsfehler zwischen P&I Loga und Guidecom konnten um 90 % gesenkt werden.
Implementierung: Erfolgreicher Go Live der Kernprozesse in nur 6 Wochen.

Qualitative Ergebnisse:

Sicherheit & Compliance: Sensible Personaldaten werden nun über geprüfte und sichere Schnittstellen verarbeitet.
Transparenz: HR hat jederzeit einen klaren Überblick über Daten und Prozesse.
Entlastung der Teams: HR und IT werden von Routineaufgaben befreit und können sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren.
Hohe Akzeptanz: Die schnelle Umsetzung und die reibungslose Funktion der Schnittstellen führten zu hoher Zufriedenheit im Projektteam.

Benedikt Köhler

Experte HR-IT-Systeme

„Mit HR Autopilot konnten wir unsere Payroll-Prozesse deutlich stabilisieren. Schnittstellen, die vorher manuell gepflegt wurden, laufen nun automatisch und sicher – ein enormer Vorteil für unser HR- und IT-Team“