Nahtlose Recruiting-Automatisierung

Wie digitale Workflows Bewerber automatisch den passenden Stellen zuordnen und HR spürbar entlasten

Herausforderungen:

Die Agentur für Haushaltshilfe betreibt Recruiting für eine Vielzahl von Standorten, bei denen regionale Zuordnung entscheidend ist.

Hoher manueller Aufwand: Neue Bewerbungen mussten bislang manuell geprüft und den richtigen Stellen zugeordnet werden – ein zeitintensiver Prozess.
Fehleranfällige Zuweisung: Falsche oder verspätete Zuordnungen führten zu Verzögerungen im Bewerbungsprozess.
Medienbrüche: ewerbungsdaten aus Recruitee mussten manuell ins interne ERP-System übertragen werden.
Fehlende Transparenz: Ohne automatisierte Workflows war es schwierig, jederzeit den aktuellen Status in allen Systemen nachzuvollziehen.

Implementierung:

Dauer: Die Einführung des automatisierten Recruitings wurde innerhalb weniger Wochen realisiert.
Schritte: Gemeinsam mit HR Autopilot wurde ein Workflow entwickelt, bei dem neue Bewerbende aus Recruitee automatisch per Webhook an das interne ERP-System übergeben werden. Die Zuweisung erfolgt anhand der Postleitzahl – Bewerbende werden direkt der passenden Stelle zugeordnet, während die ursprüngliche Stelle automatisch entfernt wird. Zusätzlich wurde eine Anbindung an Rex umgesetzt, um den Status von Bewerbenden kontinuierlich ins ERP zu übertragen.
Besonderheiten: Ein zentraler Erfolgsfaktor war die passgenaue Entwicklung für die bestehende IT-Landschaft (ERP in Python Django). Durch die enge Zusammenarbeit mit den HR-Teams konnte der Prozess so gestaltet werden, dass er maximale Praxistauglichkeit erreicht.

Zusammenarbeit:

Die Zusammenarbeit mit HR Autopilot wurde als pragmatisch, schnell und lösungsorientiert beschrieben. Besonders geschätzt wurde die flexible Anbindung an ein eigens entwickeltes ERP-System.

50%
weniger Aufwand im Recruiting-Alltag durch Wegfall manueller Sortierung

über 90%
Reduzierung der Fehlerproduktion durch falsche Zuweisungen

Ergebnisse & Mehrwert:

Für GEMA bedeutete der HR-Autopilot einen spürbaren Gewinn: effizientere Abläufe, sichere Daten und transparente Prozesse.

Messbare Ergebnisse:

Automatisches Matching: Bewerbungen werden in Sekunden per Postleitzahl der passenden Stelle zugeordnet.
Zeitersparnis: Rund 50 % weniger Aufwand im Recruiting-Alltag durch Wegfall manueller Sortierung.
Fehlerreduktion: Falsche Zuweisungen wurden um über 90 % reduziert.
Implementierung: Der Workflow war in wenigen Wochen produktiv im Einsatz.

Qualitative Ergebnisse:

Mehr Treffsicherheit: Bewerbende landen direkt in der richtigen Niederlassung – ohne Umwege.
Schnellere Reaktion: HR kann Kandidat:innen früher kontaktieren und Entscheidungswege verkürzen.
Integration mit Bestandssystemen: Recruitee, ERP und Rex arbeiten über Webhooks reibungslos zusammen.
Wachstumsfähig: Das Setup lässt sich leicht auf weitere Standorte und Systeme ausweiten.

Artour Ivantcho

Teamleiter Human Resources

„Mit HR Autopilot läuft unser Recruiting endlich automatisiert. Bewerbende werden direkt der richtigen Stelle zugeordnet – schneller, einfacher und ohne manuelle Umwege.“