Moderne HR ist automatisiert

Wie die HR-Prozesse automatisiert und dadurch über 250 Stunden pro Monat eingespart wurden

Herausforderungen:

Vor der Einführung des HR-Autopiloten sah sich das HR-Team mit mehreren zentralen Problemen konfrontiert, die die Effizienz und strategische Ausrichtung hemmten:

Hoher Zeitaufwand: Routineaufgaben wie das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Erstellung von Vertragsdokumenten und die Pflege von Stammdaten banden wertvolle Ressourcen.
Medienbrüche und Fehleranfälligkeit: Der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Systemen (z. B. E-Mail, Excel-Listen, separate HR-Tools) erhöhten die Fehlerquote. Dies führte zu inkonsistenten Daten.
Fehlende Transparenz: Ohne eine zentrale Datenbasis war es für die HR-Abteilung schwierig, einen schnellen und vollständigen Überblick über Mitarbeiterdaten oder den Status von Prozessen zu erhalten.
Geringer Fokus auf strategische HR-Arbeit: Die hohe administrative Last verhinderte, dass sich das HR-Team auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren konnte.

Implementierung:

Dauer: Die gesamte Implementierung von der Planung bis zum Go-Live wurde in einem ambitionierten Zeitrahmen von nur sechs Wochen realisiert.
Schritte: In gemeinsamen Workshops arbeiteten die Teams von Betty Barclay (HR und IT) und HR-Autopilot eng zusammen. Zunächst wurden die Kernprozesse analysiert und anschließend Pilot-Workflows für kritische Bereiche wie Stammdatenänderungen, Vertragsfreigaben und das Onboarding entwickelt und getestet.
Besonderheiten: Ein zentraler Erfolgsfaktor war der kooperative Ansatz. Die Anwendung wurde im Rahmen der Workshops gemeinsam optimiert, um eine maximale Praxistauglichkeit und Akzeptanz bei den Anwendern sicherzustellen.

Zusammenarbeit:

Die Zusammenarbeit mit dem Team von HR-Autopilot ist sehr partnerschaftlich und lösungsorientiert. Durch die enge Abstimmung, die kompetente Beratung und den schnellen Support fühlte sich das HR-Team jederzeit bestens betreut und konnte den technischen Ablauf reibungslos meistern.

>250 Stunden
eingespart

99%
weniger manuelle Fehler

6 Wochen
Dauer der Implementierung

Ergebnisse & Mehrwert:

Der Einsatz des HR-Autopiloten führte zu sofortigen und nachhaltigen Verbesserungen, die sich sowohl in harten Zahlen als auch in der Qualität der täglichen Arbeit widerspiegeln.

Messbare Ergebnisse:

Zeitersparnis: Einsparung von über 250 Stunden pro Monat durch die Automatisierung von Routineaufgaben in der HR-Administration und im Retail-Bereich.
Prozessbeschleunigung: Deutlich schnellere Durchlaufzeiten bei Onboardings und Vertragsfreigaben. Im Onboarding mehr als 55% schneller
Fehlerreduktion: Signifikante Senkung der Fehlerquote bei der Dateneingabe und -pflege durch die Beseitigung manueller Übertragungen um 99%.
Implementierung: Erfolgreicher Go-Live der Kernprozesse in nur 6 Wochen.

Qualitative Ergebnisse:

Fokus auf strategische HR-Arbeit: Das HR-Team kann sich nun auf wertschöpfende Projekte konzentrieren, anstatt administrative Aufgaben zu erledigen.
Bessere Employee Experience: Neue Mitarbeiter erleben einen professionellen und reibungslosen Onboarding-Prozess. Bestehende Mitarbeiter erhalten schneller Antworten und Services.
Weniger Stress im HR-Team: Die Reduzierung von monotonen Routineaufgaben und die Sicherheit stabiler Prozesse haben zu einer spürbaren Entlastung und höheren Zufriedenheit im Team geführt.
Datensicherheit und -aktualität: Alle relevanten Daten sind nun zentral, sicher und jederzeit auf dem neuesten Stand verfügbar.

Sina Niestroj

Ausbildungsleiterin

„Der HR-Autopilot ist für uns ein echter Gewinn! Die Prozesse laufen viel schneller und weniger fehleranfällig, und die Daten sind sicher und aktuell. Unsere Teams haben endlich mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben – weniger Routine, mehr Service und mehr Begeisterung für die Arbeit.“