So einfach kann HR sein

Wie Automatisierung Transparenz schafft und administrativen Aufwand senkt

Herausforderungen:

Bei Willach stand die HR-Abteilung vor typischen Problemen einer mittelständischen Organisation mit anspruchsvollen regulatorischen Anforderungen.

Doppelte Datenerfassung: Bei der Einstellung neuer Mitarbeitender mussten Personalstammdaten zunächst in Personio erfasst und anschließend erneut manuell in SAGE eingegeben werden. Dieser doppelte Aufwand kostete nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöhte auch das Risiko von Übertragungsfehlern und inkonsistenten Datensätzen.
Fehleranfällige Stammdatenpflege: Änderungen wie Adresswechsel oder besondere Mitarbeitermerkmale führten oft zu Inkonsistenzen.
Dokumentenhandling: Lohnzettel mussten manuell aufbereitet, gespeichert und an die Mitarbeitenden verteilt werden. Dieser Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und band unnötig viele HR-Ressourcen.
Mangelnde Transparenz: Die Fragmentierung zwischen den Systemen erschwerte es, jederzeit einen klaren Status zu Prozessen und Daten zu sehen.

Implementierung:

Dauer: Die Kernprozesse wurden in nur wenigen Wochen gemeinsam mit HR Autopilot umgesetzt.
Schritte: In Workshops mit HR und IT von Willach wurden zunächst die Prozesse rund um Onboarding und Stammdatenaufnahme analysiert. Daraufhin wurden Workflows entwickelt, um:
- neue Mitarbeiter über einen digitalen Personalbogen aus Personio nach SAGE zu übertragen.
- Stammdatenänderungen automatisiert in beide Richtungen zu synchronisieren.
- Lohnzettel sicher und zentral bereitzustellen.
Besonderheiten: Durch die frühe Einbindung des HR-Teams konnten Abläufe so gestaltet werden, dass sie sowohl zur Unternehmensgröße als auch zu den hohen Compliance-Anforderungen in der Medizintechnik passen.

Zusammenarbeit:

Die Zusammenarbeit mit HR Autopilot war eng, pragmatisch und lösungsorientiert. Besonders geschätzt wurde, dass technische Fragen sofort geklärt und die Prozesse gemeinsam auf Alltagstauglichkeit hin optimiert wurden.

35%
weniger manueller Aufwand bei der Pflege von Stammdaten

90%
Senkung der Fehlerquote durch die Vermeidung doppelter Eingaben

Ergebnisse & Mehrwert:

Für GEMA bedeutete der HR-Autopilot einen spürbaren Gewinn: effizientere Abläufe, sichere Daten und transparente Prozesse.

Messbare Ergebnisse:

Zeitersparnis: 35 % weniger manueller Aufwand bei der Pflege von Stammdaten.
Fehlerreduktion: Fehlerquote um 90 % gesenkt durch die Vermeidung doppelter Eingaben.
Onboarding: Neue Mitarbeiter sind direkt am ersten Tag vollständig im System.
Implementierung: GoLive in wenigen Wochen nach Projektstart.

Qualitative Ergebnisse:

Reibungslose Abläufe: Durch die direkte Verbindung von Personio und SAGE laufen Stammdatenänderungen ohne manuelle Zwischenschritte.
Zuverlässige Dokumente: Lohnzettel stehen den Mitarbeitenden sicher und pünktlich digital zur Verfügung.
Effizienz im Onboarding: Neue Mitarbeiter können dank digitalem Personalbogen schneller starten und sind vom ersten Tag an vollständig erfasst.
Stärkung des HR-Teams: Weniger Verwaltungsaufwand gibt mehr Raum für persönliche Betreuung und die Weiterentwicklung von HR-Initiativen.

Laura Stelzl

Personalwesen

„Die Automatisierung zwischen Personio und SAGE ist für uns ein echter Gewinn. Wir sparen Zeit, reduzieren Fehler und haben endlich die Transparenz, die wir brauchen.“