Use Case

Personio (ATS & HR-Management-System)

Personio ist ein All-in-One-HR-System, das speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Es bietet Funktionen für Bewerbermanagement (ATS), Mitarbeiterverwaltung, Performance-Management, Onboarding und Payroll. Die Kernfunktion als ATS besteht darin, Bewerberdaten zu erfassen und durch den Rekrutierungsprozess zu leiten.

Wir begleiten Sie

Spezifische Herausforderungen

Herausforderungen bei Personio

Unterschiedliche Datenformate: Personio enthält sehr detaillierte Daten über Bewerber, die sich von den Datenformaten in Payroll-Systemen wie Sage unterscheiden. So müssen z.B. Bewerberinformationen in ein gehaltsabrechnungsrelevantes Format umgewandelt werden, um reibungslos in Payroll-Systeme integriert zu werden.
Manuelle Datentransfers: Ohne Automatisierung müssen viele Daten (wie persönliche Informationen, Vertragsdaten, Gehaltseinstellungen) manuell aus dem ATS in das Payroll-System übertragen werden. Hierbei entstehen oft Fehler.
Mehrstufige Genehmigungsprozesse: Personio integriert verschiedene Genehmigungsstufen (z.B. bei Einstellungen), die oft nicht direkt in Payroll-Systeme übertragbar sind. Dies kann zu Inkonsistenzen führen, wenn Mitarbeiterdaten erst nach abgeschlossenen Genehmigungsprozessen manuell übertragen werden.

Herausforderungen bei Sage

Strenge Compliance-Anforderungen: Sage Payroll muss sicherstellen, dass alle Gehaltsabrechnungen den rechtlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungs- und Steuerregelungen) entsprechen. Daten, die aus Systemen wie Personio übertragen werden, müssen daher vollständig und korrekt sein, da Fehler hier zu schwerwiegenden Compliance-Problemen führen können.
Komplexe Gehaltsberechnungen: Sage berechnet nicht nur Gehälter, sondern auch Boni, Zuschläge und Abzüge (z.B. Steuern, Sozialabgaben), die auf komplexen Regeln basieren. Wenn Daten aus Personio nicht präzise übermittelt werden, kann dies zu falschen Gehaltsberechnungen führen.
Datensicherheit: Als Payroll-System verarbeitet Sage sensible persönliche Daten (z.B. Bankinformationen, Steuerdaten). Bei der Integration muss sichergestellt werden, dass alle übertragenen Daten verschlüsselt und sicher sind.

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Herausforderungen bei der Integration von Personio und Sage

Die Daten, die Personio erfasst, sind oft nicht direkt für Payroll-Zwecke geeignet. Beispielsweise sind Bewerberdaten anders strukturiert als Daten für Gehaltsabrechnungen. Hier ist eine Transformation der Daten notwendig.

In Personio müssen Vertragsdaten und Gehaltsinformationen erst durch mehrere Genehmigungsprozesse laufen, bevor sie an Sage übertragen werden können. Eine manuelle Übertragung verzögert den Prozess und erhöht das Fehlerrisiko.

In beiden Systemen gibt es unterschiedliche Benutzerrollen und Zugriffsrechte. Sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Daten sehen und verarbeiten, ist essenziell für eine sichere und effiziente Integration.

Wir lösen Probleme

So hilft der HR-Autopiloten

Automatische Datenformat-Anpassung

Der HR-Autopilot konvertiert die in Personio gesammelten Bewerberdaten in ein formatgerechtes Schema, das Sage für die Gehaltsabrechnung benötigt. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Daten vollständig und korrekt übermittelt werden.

Nahtlose Synchronisation

Der Autopilot automatisiert die Übertragung aller relevanten Vertrags- und Gehaltsdaten, sobald die Genehmigungsprozesse in Personio abgeschlossen sind. Dies verhindert manuelle Fehler und sorgt dafür, dass die Gehaltsabrechnung in Sage korrekt und zeitnah erfolgt.

Datensicherheit

Alle Datenübertragungen werden durch den HR-Autopiloten verschlüsselt, sodass sensible Payroll-Informationen sicher von Personio zu Sage gelangen.

Nutzen für Ihr Unternehmen

Fehlerreduktion

0 %

Die Automatisierung sorgt dafür, dass keine manuellen Eingabefehler mehr auftreten und alle Daten korrekt an DATEV übermittelt werden.

Zeitersparnis

0 %

Durch die Automatisierung der Übertragung von Softgarden zu DATEV spart das HR-Team wertvolle Zeit und kann sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.

Volle Transparenz

0 %

Mit klaren, nachvollziehbaren Workflows behält das HR-Team die Kontrolle und Übersicht über den gesamten Prozess – von der Einstellung bis zur Gehaltsabrechnung.